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Assemblées générales d’associés et Covid-19 : comment prendre des décisions en temps de confinement ?

Le 06 avril 2020
Assemblées générales d’associés et Covid-19 : comment prendre des décisions en temps de confinement ?

La tenue de l’assemblée générale annuelle est un temps fort de l’année et permet aux associés de rencontrer les dirigeants, faire un bilan de l’exercice écoulé et poser les bases de l’année à venir.

Elle approuve les comptes sociaux et doit en principe intervenir dans les 6 mois qui suivent la clôture de l’exercice comptable. Selon la rédaction des statuts et les possibilités offertes au dirigeant dans l’organisation de l’assemblée générale, une réunion physique des associés peut s’imposer.

De même et dans le cadre d’une levée de fonds, l’entrée des actionnaires ne peut se faire sans une décisions des actionnaires en place, fondateurs de la startup ou investisseurs entrés à un précédent tour de table.

Pour pallier la difficulté de se réunir et limiter l’impact de la pandémie de Covid-19 sur la gouvernance des sociétés, deux ordonnances ont été prises sur habilitation de la loi d’urgence sanitaire le 25 mars dernier pour aménager les règles de réunion et de délibération des assemblées générales et organes collégiaux des sociétés (conseil d'administration, conseil de surveillance, directoire).

Une première ordonnance adapte les règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants.

Elle autorise les organes collégiaux et les assemblées générales des sociétés à délibérer de façon dématérialisée, par conférence téléphonique ou visioconférence, dès lors que le lieu de l’assemblée générale est concerné par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs et ce, même en l’absence de clause statutaire l’autorisant ou en présence d’une clause statutaire prévoyant la tenue d’une assemblée pour l’approbation des comptes.

La convocation précise les modalités de l’assemblée et les règles de vote. Sous réserve du respect de ces conditions formelles, les décisions seront alors considérées comme régulièrement prises.

Les règles habituelles relatives à la tenue à distance des assemblées s’appliquent, notamment la mise à œuvre de moyens techniques permettant la transmission a minima de la voix des participants et qui satisfont à des caractéristiques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.

Dans le cas des sociétés autorisées par la loi à prendre les décisions d’assemblée par consultation écrite, l’auteur de la convocation peut y avoir recours même pour faire approuver les comptes, sans qu’une clause des statuts ne soit nécessaire ni ne puisse s’y opposer.

Ce régime dérogatoire a vocation à s’appliquer aux assemblée tenues depuis le 12 mars 2020 et reste en vigueur jusqu’au 31 juillet 2020 minimum (une prorogation pourrait être prévue en cas de prolongation des mesures dérogatoires au droit commun prises du fait de la pandémie actuelle). Pour les assemblées antérieures à cette date, une régularisation demeure possible par décision de l’assemblée suivante pour éviter tout risque de nullité.

La seconde ordonnance allonge le délai accordé aux sociétés pour approuver leurs comptes annuels.

Cette mesure s’applique aux sociétés clôturant leurs comptes entre le 30 septembre 2019 et le 23 juin 2020, à l’exclusion de celles dont le commissaire aux comptes a émis son rapport sur les comptes avant le 12 mars 2020.

Le délai accordé aux sociétés pour approuver leurs comptes annuels ou pour tenir l’assemblée d’approbation des comptes (dans les six mois de la clôture de l’exercice) est prorogé de 3 mois.

Pour la tenue de cette assemblée spécifique, les dispositions permettant une dématérialisation de la réunion s’appliquent.

Ces mesures sont-elles obligatoires ?

Les mesures d’exception restent facultatives, sous réserve des interdictions relatives aux réunions mettant en présence de manière simultanée plus de 100 personnes.

Toutefois, si une société maintenait sa décision de convoquer une assemblée « physique », ceux qui s’y rendraient violeraient l’interdiction de circulation actuellement en vigueur. En effet, la convocation à une assemblée générale ne figure pas parmi les exceptions admises pour se déplacer hors de son domicile.

Dès lors, un actionnaire qui sortirait de son domicile pour s’y rendre pourrait être sanctionné. Les dirigeants pourraient donc engager leur responsabilité s’ils maintenaient une assemblée physique sur un lieu visé par la règle de confinement.

En cas de doute sur les modalités dérogatoires prévues par les ordonnances, n’hésitez pas à vous faire accompagner par un professionnel qui vous proposera un cadre juridique adapté au contexte actuel.

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